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wichtig vs dringend – meine ToDo-Liste

Als Selbstständige gerate ich immer mal wieder in Zeitnot. Aufgaben bleiben liegen, sammeln sich. Und irgendwann schaue ich auf meine ToDo-Liste und weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Wichtig vs dringend. Was hat tatsächlich Priorität?

dringend

Dringend sind all die Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen. Die eine Deadline haben, die innerhalb der nächsten 10 Tage liegt. Dazu gehören immer wieder Blogposts, Überweisungen, usw. Dringend sind aber auch all die Sachen, die ich für andere machen soll. Auch wenn keine Deadline gesetzt ist, fühle ich mich in der Pflicht, Dinge für andere so bald als möglich zu erledigen.

wichtig

In die Kategorie WICHTIG fallen die Aufgaben, die keinen festen Termin haben, jedoch für meine mittel- und langfristigen Ziele relevant sind. Die Arbeit an meinem Kurzfilm beispielsweise, oder das Drehbuch für meinen ersten Langfilm. (Ja, ich weiß, ich könnte jetzt gerade schneiden oder plotten, anstatt diesen Blogpost zu schreiben, aber… dazu kommen wir gleich.)

wichtig & dringend

Absolute Priorität haben die Aufgaben, die wichtig und dringend sind. (Das ist ja einfach!)

nicht wichtig & nicht dringend

Fenster putzen, das Fahrrad putzen und die Altkleider wegbringen, sind Aufgaben, die weder wichtig, noch dringend sind und deswegen meist einfach unerledigt bleiben. Zumindest für eine lange Zeit.

wichtig vs dringend

Das war nun der einfache Teil. Denn die richtige Balance zwischen den wichtigen und den dringenden Aufgaben zu finden, fällt mir noch immer schwer.
Ist es wirklich nötig, die Webseite JETZT zu aktualisieren? Oder reicht das in zwei Wochen?
Ich fühle mich schlecht, wenn ich solche „kleinen“ Aufgaben nicht sofort erledige. Vor allem, wenn es Dinge sind, die nicht nur mich betreffen. (Ich würde eher die Aktualisierung meiner eigenen Webseite aufschieben, als die von offenbar).
Dabei sind tatsächlich viele der dringenden Aufgaben absolut nicht wichtig.

Auf meiner ToDo-List für Juli stehen im Moment 25 Aufgaben. Davon sind 3 wichtig und dringend, 11 wichtig, 4 dringend und 7 unwichtig und nicht dringend. Alle 7 unwichtigen und nicht dringende Aufgaben, standen schon auf der ToDo-Liste im Juni und werden vermutlich auch wieder auf der im August stehen.
Doch auch von den 11 wichtigen, standen bereits 8 im Juni auf der Liste. Und auch zwei der wichtigen und dringenden Aufgaben waren schon im Juni bekannt, da waren sie jedoch noch nicht dringend, sondern nur wichtig. Nun rückt jedoch die Deadline näher, weswegen sie auch in der Priorität nach oben gerutscht sind.

Trotz besseren Wissens lass ich die wichtigen Aufgaben schleifen. Obwohl gerade das die Dinge sind, die mich weiterbringen können und sollen. Die Kurzfilme, die Drehbuchprojekte, der erste Langfilm. Doch die dringenden Dinge schieben sich in den Fokus. Und je kleiner eine dringende Aufgabe erscheint, um so eher werde ich sie erledigen. Allein schon, um darüber nicht mehr nachdenken zu müssen.

my own private deadline

Mir für die wichtigen Aufgaben selbst eine Deadline zu setzen hilft manchmal, kann aber auch gefährlich sein. Ich für meinen Teil unterschätze oft, wieviele Kleinigkeiten mir noch in den Weg kommen. Vor vier Wochen dachte ich, dass ich bist jetzt mit dem Schnitt von RUBY sicher fertig sein würde. Doch dann kam die Filmfördereinreichung dazwischen und die Deadline für den Drehbuchpreis und drei Jobs und… So ist noch nicht mal der Rohschnitt fertig. (Ja, so kann’s gehen!)

Hilfreicher als End-Termine zu setzen, ist für mich, Arbeits-Termine zu machen. Also: Montag, Mittwoch und Donnerstag ab neun Uhr, arbeite ich an dieser Aufgabe. Diese Arbeits-Termine trage ich tatsächlich als Termine in meinen Kalender und behadle sie genauso, wie Termine, die ich mit anderen Leuten habe. Verschoben wird nur im Notfall.
Es frustriert mich sehr, wenn ich an einer selbst gesetzten Deadline nicht fertig bin. Wenn ich jedoch zu selbst gesetzten Terminen an einer Aufgabe arbeite, bin ich stolz auf den Fortschritt, selbst wenn es nur in winzigen Schritten vorangeht.

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